Strømlin din virksomhed med Google Apps

billedet 1

Enhver, der kender mig, ved sikkert, at jeg er en stor fan af Google Apps. Også fuld offentliggørelse, SpinWeb er en Google Apps autoriseret forhandler, så vores forpligtelse over for produktet er ret klar. Der er mange gode grunde til at være begejstrede for Google Apps, dog ... især som en lille virksomhed.

Google Apps er virkelig en erstatning for Microsoft Office. Når jeg fortæller folk dette, er de undertiden meget skeptiske, hvorfor jeg gør en helhed seminar om emnet for at kaste mere lys over emnet. En virksomhed, der springer til Google Apps, vil have investeret i en infrastruktur, der inkluderer e-mail, kalender, dokumenthåndtering, videokonference og kontaktadministration, der konkurrerer med Microsoft Exchange til en brøkdel af prisen. Lad os se.

Google-e-mail: Kraftigt alternativ til udveksling

E-mailen ind Google Apps er den Gmail, som vi alle kender og elsker. Med Google Apps kan du dog mærke din e-mail med din virksomheds domænenavn for at sikre, at den er professionelt mærket. Ingen vil bruge forbruger-e-mail til forretning, ikke? Google Apps er Gmail til virksomheder og indeholder nogle yderligere funktioner som tilpasset spamfiltrering og vedhæftede politikker. Det inkluderer også migreringsværktøjer, der gør det lettere at migrere fra Exchange. Der er adgang til e-mail via internettet, e-mail-klient (som Outlook eller Apple Mail) og mobilenhed. Standardkvoten for hver bruger er 25 GB, hvilket er meget generøst.

Derudover er spam- og virusfiltrering i Googles e-mail virkelig det bedste i branchen. Jeg ser sjældent falske positive, og de fleste uønskede e-mails fanges og filtreres. Flytning til Google Apps eliminerer virkelig behovet for tredjeparts filtreringsløsninger.

Kalender som de store drenge

Kalenderen er udstyret med Google Apps er fantastiske. Organisationer kan planlægge møder med både mennesker og ressourcer (som konferencelokaler, projektorer osv.) Med kun få klik. Teammedlemmer kan også se andre medarbejderplaner og se oplysninger om ledig / optaget meget let. Dette gør planlægning af møder i organisationen et øjeblik. Mødepåmindelse kan sendes via e-mail eller sms og kan tilpasses af hver bruger.

En komplet kontorsuite i skyen

Jeg bliver virkelig begejstret for Docs-funktionen i Google Apps. De fleste organisationer bruger Word, Excel og PowerPoint som deres standardkontorsoftware. Dette betyder at installere softwaren på alle computere samt støtte og vedligeholde den. Dette kan blive dyrt. Alt dette kan forsvinde med Google Docs. Organisationer kan nu gemme alle dokumenter ét sted og organisere dem på nogle meget smarte måder.

Det pæne ved Google Docs er, at det eliminerer frustrationen ved "hvem har den nyeste version af dette dokument?" Med Google Docs oprettes alle dokumenter direkte i systemet, og der er kun én kopi af et givet dokument til enhver tid. Medarbejdere kan samarbejde om dokumenter og foretage ændringer, og alle revisioner spores, så du altid kan rulle tilbage til tidligere versioner og se, hvem der gjorde hvad.

Organisationer kan placere hele deres bibliotek med dokumenter på Google Docs og gå 100% papirløst, da du kan uploade enhver filtype. Det konverteres enten til et redigerbart Google Doc eller simpelthen gemmes på filserveren. Google Docs giver dig en filserver, delt drev og kontorpakke i ét uden hardware eller software at bekymre dig om.

Bliv personlig med Google Chat

Et andet dejligt træk ved Google Apps er videochat-funktionen. Enhver medarbejder med et webcam kan deltage i en videokonference-session med en anden bruger for at gøre samarbejdet lettere. Kvaliteten er fremragende, og du kan endda konferere med andre Google-brugere uden for din virksomhed. Det er ikke så fancy som nogle af virksomhedens videokonferenceløsning, men det fungerer meget godt og er en god løsning for de fleste brugere.

Den mobile arbejdsstyrke

Alle funktionerne i Google Apps fungerer meget godt med mobile enheder. Min iPhone-kalender synkroniseres problemfrit med min Google Kalender, og jeg kan også trække ethvert dokument op på min telefon. Jeg kan endda redigere dokumenter fra min telefon! Hvad det betyder er, at jeg kan bære alle af mine virksomhedsdokumenter med mig overalt, hvor jeg går. Ja, det er korrekt - hvert dokument i mit firma er nu tilgængeligt på min telefon. E-mail fungerer også problemfrit og gør det meget let at kommunikere på vejen.

Skyens sikkerhed

Et af de mest solgte punkter i Google Apps er, at det ikke kræver nogen investering af hardware at køre. Alt er hostet i Googles datacentre, og grænsefladen er krypteret med SSL. Dette sparer ikke kun mange penge, men gør din organisation meget mere fleksibel. Virtuelle medarbejdere kan tilslutte sig systemet hvor som helst, flytning af kontorer bliver meget lettere, og dine data er meget sikrere, end de ville være på dit kontor. Jeg kan godt lide at joke, at vores kontor kan brænde ned i morgen, og vi bemærker måske ikke engang, fordi vores systemer fortsætter med at fungere.

Et smart valg for organisationer

Virksomhedsversionen af Google Apps koster $ 50 per bruger pr. år og kan opsættes meget hurtigt. Jeg har aktiveret konti og haft mine klienter i gang inden for få dage. Hvis du oplever kommunikationssmerter med dit nuværende system, gerne vil være papirløs, har brug for at samarbejde bedre med teammedlemmer eller bare vil starte sparer penge på dit kontorsoftware, Jeg vil opfordre dig til at prøve Google Apps.

Lad mig vide, hvis jeg kan hjælpe. Jeg vil også gerne høre dine oplevelser med Google Apps, så skriv en kommentar nedenfor!

4 Kommentarer

  1. 1

    Amen. Vi driver hele vores virksomhed (http://raidious.com) på Google Apps, og vi har ikke haft nogen problemer - meget positiv oplevelse. Jeg ville ønske, de ville lave et projektstyrings- / workflowværktøj og et CRM-værktøj til at gå sammen med det!

  2. 2
  3. 3

    Jeg anbefaler Google Apps til alle mine klienter, uanset størrelse. Jeg har også indstillet dem til et antal af dem, så jeg bliver nødt til at tjekke den autoriserede forhandlerproces. En af de gode ting, jeg bemærkede i hosting med MediaTemple, er at jeg kan administrere alle DNS-indstillingerne hos værten. Min domæneregistrator opkræver eventuelle avancerede DNS-indstillinger, så jeg har sparet et par dollars der.

  4. 4

    Diito! Jeg opgav Outlook den 1. januar 2010. Det var en bevidst beslutning og en forretningsbeslutning at gøre det. Jeg gik ud af Google Apps og har slet ikke fortrudt det. Jeg opfordrer også alle mine klienter til at "GO GOOGLE" - giver mening på mange måder at gøre det.

Hvad mener du?

Dette websted bruger Akismet til at reducere spam. Lær, hvordan dine kommentardata behandles.