Sådan skriver du din virksomheds retningslinjer for sociale medier for medarbejdere [Eksempel]
Her er retningslinjerne for sociale medier for at arbejde hos [Company], sammen med et ekstra afsnit for virksomheder, der er offentlige eller reguleret af regler.
Sæt tonen i din organisation
Toneangivelse for medarbejdernes brug af sociale medier er altafgørende i nutidens digitale landskab. Sociale medier har udviklet sig ud over personlig kommunikation til et kraftfuldt værktøj, der former offentlighedens opfattelse, påvirker markedsdynamikken og kan påvirke en organisations omdømme betydeligt.
Hos [Company] anerkender vi, at sociale medier ikke kun er en platform for individuel udtryk, men også et vigtigt værktøj til at fremme meningsfulde forbindelser, dele værdifuld indsigt og forstærke vores brands tilstedeværelse i den digitale sfære.
Som sådan er den ansvarlige og etiske adoption af sociale medier opmuntret og grundlæggende for vores organisationsstrategi. I en æra, hvor information bevæger sig med et kliks hastighed, er det afgørende at forstå betydningen af sociale medier og tilpasse brugen af dem til vores virksomheds værdier og mål for at beskytte vores omdømme, engagere sig med interessenter og i sidste ende for at nå vores forretningsmål.
Dette sæt retningslinjer har til formål at give klar vejledning i at udnytte sociale medier som et kraftfuldt værktøj, samtidig med at de fastholder principperne, der definerer [Virksomhed].
Generelle retningslinjer for sociale medier
- Vær gennemsigtig og angiv, at du arbejder i [Company]. Din ærlighed vil blive bemærket i de sociale medier. Hvis du skriver om [Company] eller en konkurrent, skal du bruge dit rigtige navn, identificere at du arbejder for [Company] og være tydelig med din rolle. Hvis du har en interesse i det, du diskuterer, skal du være den første til at sige det.
- Repræsenter aldrig dig selv eller [Virksomheden] falsk eller vildledende. Alle udsagn skal være faktuelle og ikke vildledende; alle påstande skal dokumenteres.
- Vær på vagt med at overvåge [Virksomheds]-relaterede samtaler på sociale medier. Hvis du støder på upassende eller skadeligt indhold relateret til [Virksomheden], skal du rapportere det til den relevante afdeling i virksomheden til handling.
- Send meningsfulde, respektfulde kommentarer – ingen spam eller bemærkninger, der er off-topic eller stødende.
- Brug sund fornuft og almindelig høflighed. Bed om tilladelse til at offentliggøre eller rapportere om samtaler, der er beregnet til at være private eller interne i [virksomheden]. Sørg for, at din gennemsigtighed ikke krænker [Virksomhedens] privatliv, fortrolighed og juridiske retningslinjer for ekstern kommerciel tale.
- Hold dig til dit ekspertiseområde og giv unikke, individuelle perspektiver på ikke-fortrolige aktiviteter hos [Company].
- Når du deler indhold, som andre skaber, skal du altid give ordentlig kredit og tilskrive den originale kilde. Respekter love om ophavsret og licensaftaler, når du bruger tredjepartsindhold.
- Når du er uenig i andres meninger, så hold det passende og høfligt. Hvis en situation online bliver antagonistisk, skal du undgå at blive alt for defensiv og abrupt koble fra. Søg råd fra PR-direktøren og løsn høfligt.
- Reager professionelt på negative kommentarer eller kritik på sociale medier. Undgå at deltage i konfrontationer eller argumenter. I stedet skal du behandle dine bekymringer høfligt, og om nødvendigt rette samtalen til en privat kanal til løsning.
- Hvis du skriver om konkurrencen, skal du være diplomatisk, sikre faktuel nøjagtighed og indhente de nødvendige tilladelser.
- Undgå at kommentere på juridiske spørgsmål, retssager eller nogen part, [Virksomheden] måtte være i retssager med.
- Deltag aldrig i sociale medier, når du diskuterer emner, der kan betragtes som en krisesituation. Selv anonyme kommentarer kan spores tilbage til din eller [Virksomhedens] IP-adresse. Henvis al aktivitet på sociale medier omkring kriseemner til PR- og/eller juridiske direktøren.
- Vær forsigtig med at beskytte dig selv, dit privatliv og [Virksomhedens] fortrolige oplysninger. Det, du udgiver, er bredt tilgængeligt og langtidsholdbart. Overvej indholdet nøje, da Google har en lang hukommelse.
- Hvis du har personlige forhold eller økonomiske interesser, der kan påvirke dit sociale medieindhold relateret til [Virksomheden] eller dets konkurrenter, skal du oplyse disse forhold eller interesser, når du poster om relevante emner.
Beskyttelse af intellektuel ejendomsret og fortrolige oplysninger:
- Afslør ikke nogen fortrolige eller proprietære oplysninger om [Virksomheden] på sociale medieplatforme. Dette omfatter, men er ikke begrænset til, forretningshemmeligheder, produktudviklingsdetaljer, kundelister, finansielle data og enhver information, der kan give konkurrenter en fordel.
- Vær forsigtig med at dele personlige oplysninger, både dine og andres, på sociale medier. Beskyt dit privatliv og privatlivets fred for kolleger, kunder og partnere. Undgå at dele personlige kontaktoplysninger eller følsomme oplysninger i offentlige opslag.
- Vær forsigtig, når du diskuterer igangværende projekter, fremtidige produktlanceringer eller følsomme forretningsforhold. Vær altid forsigtig for at forhindre utilsigtede informationslækager, der kan skade [Virksomhedens] konkurrenceposition.
- Hvis du er i tvivl om, hvorvidt oplysninger kan deles, skal du rådføre dig med den relevante afdeling (f.eks. Juridisk, Intellektuel Ejendomsret eller Corporate Communications) for at få vejledning, før du poster.
- Respekter andres intellektuelle ejendomsrettigheder. Del eller distribuer ikke ophavsretligt beskyttet materiale uden behørig tilladelse, og giv altid kredit, når du deler indhold skabt af andre.
- I tilfælde af tvivl om beskyttelse af intellektuel ejendomsret eller fortrolige oplysninger, kontakt den intellektuelle ejendomsret eller juridiske afdeling for vejledning og afklaring.
Yderligere retningslinjer for offentlige virksomheder eller dem, der er underlagt privatlivsbestemmelser:
- Sikre overholdelse af alle relevante regler og lovkrav, når du diskuterer økonomiske forhold, især hvis [Virksomheden] er offentlig.
- Rådfør dig med det juridiske team, før du deler oplysninger relateret til juridiske forhold, undersøgelser eller lovgivningsmæssige spørgsmål.
- Følg strenge fortrolighedsprotokoller, når du håndterer og diskuterer kundedata, især hvis [Virksomheden] er underlagt fortrolighedsbestemmelser. Søg altid vejledning fra databeskyttelsesrådgiveren eller juridiske eksperter.
- Afstå fra at komme med spekulative udsagn om [Selskabets] økonomiske resultater eller markedstendenser, især hvis det kan påvirke aktiekurser eller investorernes opfattelser.
- Mainstream mediehenvendelser skal henvises til direktøren for PR.
Luk med ansvar
- Vær venligst opmærksom på disse retningslinjer, når du deltager i sociale medieaktiviteter relateret til [virksomhed]. Din overholdelse af disse retningslinjer hjælper med at beskytte vores omdømme og sikrer lovlig overholdelse.
- Gennemgå og opdater regelmæssigt disse retningslinjer for sociale medier for at sikre, at de forbliver relevante og i overensstemmelse med udviklende sociale medieplatforme og virksomhedspolitikker.
- Skulle du nogensinde finde dig selv i tvivl eller i tvivl om den korrekte brug af sociale medier i forbindelse med [Virksomheden], opfordrer vi dig til at søge vejledning og klarhed. Vores kommunikationschef er klar til at hjælpe dig med at navigere i alle spørgsmål, bekymringer eller situationer, der måtte opstå på sociale medier.
Husk, at din virksomheds specifikke behov og risici kan variere, så det er vigtigt at skræddersy disse retningslinjer, så de stemmer overens med virksomhedens branche, kultur og mål. Derudover er det tilrådeligt at rådføre sig med juridiske og overholdelsesteams for at sikre overensstemmelse med lovkrav.