RFP360: Emerging Technology til at fjerne smerten ved RFP'er

RFP360

Jeg har brugt hele min karriere inden for softwaresalg og marketing. Jeg har travlt med at hente hot leads, fremskynde salgscyklussen og vinde tilbud - hvilket betyder, at jeg har investeret hundreder af timer i mit liv på at tænke på, arbejde på og reagere på RFP'er - et nødvendigt onde, når det kommer til at vinde ny forretning .

RFP'er har altid følt sig som en uendelig papirjagt - en ulykkelig langsom proces, der uundgåeligt krævede jagt på svar fra produktadministration, kørsel af konflikter med juridiske, fejlfindingsproblemer med it og bekræftelse af tal med økonomi. De, der er bekendt, ved - listen fortsætter. Marketing-, salgs- og forretningsudviklingsfolk bruger utallige timer på ineffektivt at søge igennem tidligere svar på gentagne spørgsmål, jagter svar på nye spørgsmål, verificerer oplysningerne og søger godkendelser igen og igen. Processen er kompleks, tidskrævende og belaster enhver organisations ressourcer. 

På trods af den hurtige udvikling af teknologi for mange virksomheder har RFP-processen ændret sig meget lidt fra mine oplevelser i begyndelsen af ​​min karriere for mere end et årti siden. Marketingteams bruger stadig manuelle processer til at sammensætte forslag ved hjælp af svar hentet fra et vilkårligt antal kilder, der muligvis findes i Excel-regneark, delte Google-dokumenter og endda e-mail-arkiver.

Når det er sagt, ønsker vi ikke kun desperat, at RFP-processen var mere effektiv, men branchen er begyndt at kræve det, det er her nye software står for at få en enorm indflydelse på RFP-landskabet.

Fordele ved RFP-software

Ud over at gøre opførelsen af ​​en RFP mindre smertefuld; etablering af en hurtig, gentagelig proces for RFP'er kan have en direkte indvirkning på indtægterne. Det er her nye RFP-teknologi træder ind.

RFP-software centraliserer og katalogiserer almindelige spørgsmål og svar i et indholdsbibliotek. De fleste af disse løsninger er skybaserede og understøtter realtids samarbejde mellem projektledere, fageksperter og godkendere på ledelsesniveau.

I særdeleshed, RFP360 gør det muligt for brugere hurtigt: 

  • Gem, find og genbrug indhold med en tilpasset vidensbase
  • Arbejd med kolleger på den samme version af et enkelt dokument
  • Tildel spørgsmål, følg fremskridt og automatiser påmindelser
  • Automatiser svar med AI, der identificerer spørgsmål og vælger det rigtige svar
  • Få adgang til Knowledge Base og arbejd med forslag i Word, Excel og Chrome med plug-ins.

Desktop Responder

Som et resultat, brugere af en RFP360Forslagsstyringsløsningen har rapporteret, at de var i stand til dramatisk at reducere de samlede responstider, øge antallet af RFP'er, de er i stand til at gennemføre, og på samme tid forbedre deres samlede gevinstprocent.

Vi reagerede på 85 procent flere RFP'er i år, end vi gjorde sidste år, og vi øgede vores fremskridt med 9 procent.

Erica Clausen-Lee, Chief Strategy Officer hos InfoMart

Med hurtigere svar har du flere overordnede muligheder for at levere ensartede, nøjagtige og effektive svar, der er mere tilbøjelige til at vinde forretningen.

Øg RFP-konsistensen

Ved hjælp af platformens Knowledge Base kan brugerne nemt gemme, organisere, søge og genbruge tidligere forslagsindhold, hvilket giver dem et forspring på RFP-svar. Et centralt knudepunkt for forslagsindhold forhindrer dit team i at omskrive eksisterende svar, så du kan indsamle data og beholde de bedste svar til fremtidig brug.

Vi har sikkerhed for at vide, at vores viden er sikker og konsekvent. Vi behøver ikke bekymre os om, at vi mister enhver SMV-ekspertise, hvis nogen holder op eller tager en ferie. Vi bruger ikke timer på at jage efter tidligere svar og forsøger at finde ud af, hvem der gør hvad, fordi alle spørgsmål og svar er lige der i RFP360.

Beverly Blakely Jones fra National Geographic Learning | Cengage casestudie

Forbedre RFP-nøjagtighed 

Forkerte eller forældede svar kan være vanskelige at fange, selv for det mest erfarne teammedlem. Når det er parret med den almindeligt forekommende hurtige frist på en RFP, er risikoen for at levere mangelfulde informationsforbindelser. Desværre kan unøjagtige oplysninger også være ekstremt dyre, idet det kan koste dig den forretning, du sigter mod. Et forkert RFP-svar kan føre til udelukkelse fra overvejelse, langvarige forhandlinger, forsinkelser i kontraktindgåelse eller værre.

Cloudbaseret RFP-software løser dette problem ved at lade holdene opdatere deres svar fra hvor som helst til enhver tid med tillid til at vide, at ændringen afspejles i hele systemet.

For eksempel er denne type funktionalitet et godt værktøj at have, når et produkt eller en tjeneste gennemgår hyppige opdateringer, der skal inkluderes i et standardsvar. I mange tilfælde, der står over for denne type ændringer, skal hold køre gennem et helt organisationsdiagram for at sikre, at opdateringer vedtages institutionelt og derefter følge op med hvert medlem for at sikre, at det er foretaget på et individuelt niveau, samtidig med at de dobbelttjekker hvert forslag, før de gå ud. Det er udmattende.

Cloudbaseret RFP-software styrer disse ændringer for hele virksomheden og fungerer som et enkelt clearinghus for udviklende indhold.

Forbedre RFP-effektivitet

Den største fordel ved RFP-software er, hvor hurtigt effektiviteten forbedres - på sin egen måde kan den tid, det tager at opbygge en RFP ved hjælp af denne type teknologi, sammenlignes med forskellen mellem kørsel fra kyst til kyst og flyvning. Mange RFP-softwareløsninger, herunder RFP360, er også skybaserede, hvilket giver mulighed for hurtig implementering, hvilket betyder, at resultaterne næsten er øjeblikkelige.

Time to value (TtV) er ideen om, at der er et ur, der sporer, hvor lang tid det tager en kunde fra underskrevet kontrakt til 'ah-ha øjeblikket', når de fuldt ud forstår værdien og frigør softwarens potentiale. For RFP-software sker dette øjeblik typisk et par uger efter, at kontrakten er underskrevet, når brugeren arbejder med kundeoplevelsesteamet på deres første RFP. Standardsvarene og det første forslag uploades til systemet, derefter ah-ha-øjeblikket - softwaren genkender spørgsmålene og indsætter de korrekte svar og udfylder i gennemsnit omkring 60 til 70 procent af RFP - på et øjebliks tid. 

Vi fandt ud af, at RFP360's interface var den mest intuitive og nemme at komme i gang. Der har været en meget minimal indlæringskurve for os, og det tillod vores præstationer at stige næsten med det samme.

Emily Tippins, salgsadministrator for vedligeholdelse af Swish | Casestudie

Udviklingen af ​​RFP-processen giver brugerne tid tilbage til at fokusere på strategiske initiativer på højere niveau. 

Det har bestemt gjort os mere effektive. RFP360 har givet os vores tid tilbage og tilladt os virkelig at vælge vores projekter. Vi er ikke hektiske længere. Vi kan trække vejret dybt, fokusere på at være strategiske og sikre, at vi vælger de rigtige projekter og leverer kvalitetssvar.

Brandon Fyffe, forretningsudviklingsassistent hos CareHere

Must-Haves til RFP-teknologi

  • Forretning ud over RFP'er - Svarsoftware er ikke kun til RFP'er, du kan også administrere anmodninger om information (RFI'er), sikkerheds- og due diligence-spørgeskemaer (DDQ'er), anmodninger om kvalifikationer (RFQ'er) og mere. Teknologien kan bruges til alle typer standardiserede spørgsmål og svarformer med gentagelige svar.
  • Klassens bedste anvendelighed og support - Ikke alle, der arbejder med RFP'er, er en superbruger. RFP'er kræver input fra mange afdelinger og fageksperter med forskellige tekniske kvalifikationer. Vælg en løsning, der er nem at bruge og intuitiv med fremragende kundesupport.
  • Erfaring og stabilitet - Som med enhver SaaS-teknologiudbyder kan du forvente regelmæssige opdateringer og forbedringer fra din RFP-teknologi, men sørg for, at virksomheden har erfaring med at levere virkelig nyttige funktioner, som du kan stole på.
  • Vidensdatabase  - Hver RFP-løsning skal omfatte et søgbart indholdshub, der gør det muligt for dine brugere let at samarbejde og levere opdateringer til de svar, der er tildelt dem. Kig efter en løsning, der udnytter AI til at matche almindelige spørgsmål til deres svar.
  • Intelligente plug-ins og integrationer - RFP-teknologi skal fungere med de programmer, du bruger. Se efter plug-ins, der giver dig mulighed for at bruge din videnbase, mens du arbejder på dit svar i programmer som Word eller Excel. Softwaren skal også integreres med centrale CRM- og produktivitetsapplikationer for problemfrit at understøtte dine eksisterende RFP-processer.

Spild mindre tid og vind flere RFP'er

RFP'er handler om at vinde. De er designet til at hjælpe køberen med at beslutte, hvem der er bedst, og jo hurtigere du kan bevise, at din virksomhed passer til regningen, jo bedre. RFP-software fremskynder din proces for at overveje dig hurtigere, lukke flere forretninger og give dig endnu flere muligheder for at vinde.

Da marketingteam bliver endnu mere tilpasset og samarbejder med indtægtsoperationer, bliver RFP-teknologi endnu mere afgørende for processen. Kravet om hurtige RFP-svar forsvinder ikke. Så vent ikke, indtil du ikke kan tage det længere at anvende teknologi, der sparer dig tid på dine RFP'er. Dine konkurrenter vil bestemt ikke.

Anmod om en RFP360-demo

Hvad mener du?

Dette websted bruger Akismet til at reducere spam. Lær, hvordan dine kommentardata behandles.