Møder: The Death of American Productivity

møder produktivitet

Møder i virksomheder er dyre, afbryder produktiviteten og er ofte et absolut spild af tid. Her er tre typer møder, der skader en virksomheds produktivitet og kan skade kulturen uopretteligt:

  • Møder for at undgå ansvarlighed. Chancerne er, at du har ansat en person, der er ansvarlig for at få arbejdet gjort. Hvis du holder et møde for at beslutte for dem ... eller værre ... for at tage beslutningen fra dem, laver du en fejl. Hvis du ikke stoler på personen til at udføre jobbet, så fyr dem.
  • Møder for at sprede konsensus. Dette er en lille smule anderledes ... typisk holdt af beslutningstageren. Han eller hun er ikke sikker på deres beslutning og er bange for konsekvenserne. Ved at holde et møde og opnå konsensus fra teamet ønsker de at sprede skylden og reducere deres ansvarlighed.
  • Møder for at have møder. Der er intet værre end at afbryde en persons dag til det daglige, ugentlige eller månedlige møde, hvor der ikke er nogen dagsorden, og der ikke sker noget. Disse møder er utroligt dyre for en virksomhed og koster ofte tusindvis af dollars hver.

Ethvert møde bør have et mål, der ikke kan opfyldes selvstændigt... måske brainstorming, kommunikere et vigtigt budskab eller nedbryde et projekt og tildele opgaver. Enhver virksomhed bør lave en regel – et møde uden mål og dagsorden bør afvises af den inviterede.

Hvorfor møder stinker

Hvorfor er møder grimt? Hvilke skridt kan du tage for at gøre møder produktive? Jeg har forsøgt at besvare alle disse spørgsmål i denne humoristiske (men ærlige) præsentation om møder, jeg holdt for omkring et årti siden.

Dette er et forbedret billede af den præsentation, jeg gjorde personligt. Denne præsentation den Møder er kommet et stykke tid, jeg har skrevet om møder og produktivitet i fortiden. Jeg har deltaget i masser af møder, og et flertal af dem har været frygtelig spild af tid.

Da jeg startede min egen virksomhed, fandt jeg ud af, at jeg fik meget tid til at blive suget ud af min tidsplan ved møder. Jeg er meget mere disciplineret nu. Hvis jeg har arbejde eller projekter at gøre, begynder jeg at annullere og omlægge møder. Hvis du konsulterer andre virksomheder, er din tid alt, hvad du har. Møder kan spise den tid hurtigere end næsten enhver anden aktivitet.

I en økonomi, hvor produktiviteten skal øges, og ressourcerne falder, vil du måske se nærmere på møderne for at finde muligheder for at forbedre begge dele.

Nogle mennesker klør sig i hovedet, når jeg er forsinket til et møde, eller hvorfor jeg afviser deres møder. De synes, det er uhøfligt, at jeg måske dukker op sent ... eller slet ikke kommer op. Hvad de aldrig genkender er, at jeg aldrig kommer for sent til et værdigt møde. Jeg synes, det er uhøfligt, at de afholdt mødet eller inviterede mig i første omgang.

10 regler for møder

  1. Værdige møder bør have en dagsorden det inkluderer, hvem der er til stede, hvorfor hver af dem er der, og hvad målet med mødet er.
  2. Værdige møder indkaldes når det er nødvendigt. Møder, der er på en gentagen tidsplan, bør aflyses, hvis der ikke er noget mål, der vil blive opnået på mødet den dag.
  3. Værdige møder samler de rigtige sind til at arbejde som en hold at løse et problem, udvikle en plan eller implementere en løsning. Jo flere der inviteres, jo sværere er det at opnå konsensus.
  4. Værdige møder er ikke stedet at angribe eller prøv at genere andre medlemmer.
  5. Værdige møder er et sted for respekt, inklusion, teamwork og støtte.
  6. Værdige møder begynder med et sæt af mål at færdiggøre og afslutte med en handlingsplan for hvem, hvad og hvornår der skal udføre arbejdet.
  7. Værdige møder har medlemmer, der holder emne på sporet, så alle medlemmers samlede tid ikke går til spilde.
  8. Værdige møder bør have en udpeget placering som er velkendt på forhånd af alle medlemmer.
  9. Værdige møder er ikke stedet for at undgå personligt ansvar for dit job og forsøge at gøre det dække din numse (det er e-mail).
  10. Værdige møder er ikke stedet at sejle ud og prøve at få et publikum (det er en konference).

Sådan får du et produktivt møde

For mange år siden gennemgik jeg en lederklasse, hvor de lærte os, hvordan man holder møder. Det lyder måske sjovt, men udgifterne til møder med store organisationer er betydelige. Ved at optimere hvert møde sparede du penge, vandt enkeltpersoners tid tilbage og opbyggede dine teams i stedet for at skade dem.

Teammøderne havde:

  • Leader – den person, der afholder mødet med et eller flere specifikke mål for øje.
  • Scribe – en person, der dokumenterer mødets notater og handlingsplanen til uddeling.
  • timekeeper – en person, hvis ansvar er at holde mødet og de enkelte dele af mødet til tiden.
  • Gatekeeper – en person, hvis ansvar er at holde mødet og enkelte dele af mødet ved emnet.

De sidste 10 minutter af hvert møde blev brugt til at udvikle et Handlingsplan. Handlingsplanen havde tre kolonner - Hvem, hvad og hvornår. Defineret i hver handling var, hvem der skulle udføre arbejdet, hvad de målbare leverancer var, og hvornår de ville have det. Det var ledernes opgave at holde folk ansvarlige for de aftalte leverancer. Ved at indføre disse regler for møder var vi i stand til at ændre møder fra at være forstyrrende og begyndte at gøre dem produktive.

Jeg vil udfordre dig til at tænke over hvert møde, du har, om det er indtægtsskabende, om det er produktivt, og hvordan du administrerer dem. jeg bruger Kalde til at planlægge mine møder og undrer mig ofte over, hvor mange møder jeg faktisk ville have, hvis folk, der inviterede mig, skulle betale et gebyr med kreditkort for at planlægge det! Hvis du skulle betale for dit næste møde ud af din løn, ville du så stadig have det?

Afsløring: Martech Zone er en tilknyttet Calendly, og jeg bruger mit affiliate-link til det i dette indlæg.

2 Kommentarer

  1. 1
  2. 2

    Møder for at planlægge møder. Enhver virksomhedsinstitutions død er erstatningen af ​​individuelt talent og evner med kollektivt buy-in og kompromis til den laveste fællesnævner. Jeg er enig med meget, som Doug har at sige her.

    God spænding = sund spænding. Jeg elsker at gå ind på møder, der allerede har produceret noget uden kollektiv buy-in. Kald det "bevis på konceptet", og du er næsten altid sikker på, at købet er udøvende. Prøv det: det er konstruktivt, det er proaktivt, og det udfordrer folk til at tænke anderledes.

Hvad mener du?

Dette websted bruger Akismet til at reducere spam. Lær, hvordan dine kommentardata behandles.