Workflows: Bedste fremgangsmåder til automatisering af nutidens marketingafdeling

Workflow

I en tid med indholdsmarkedsføring, PPC-kampagner og mobilapps har forældede værktøjer som pen og papir ingen plads i nutidens dynamiske marketinglandskab. Men igen og igen vender markedsførere tilbage til forældede værktøjer til deres vitale processer, hvilket efterlader kampagner sårbare over for fejl og fejlkommunikation.

Gennemførelse automatiserede arbejdsgange er en af ​​de smarteste måder at udrydde disse ineffektiviteter på. Med bedre værktøjer på plads kan marketingfolk lokalisere og automatisere deres mest gentagne, besværlige opgaver, hvilket minimerer risikoen for fejl og skaber et sikkerhedsnet for at forhindre, at dokumenter går tabt i en indbakke. Ved at strømline arbejdsgange får marketingfolk timer tilbage i deres uge til at planlægge og udføre detaljerede kampagner hurtigere og mere effektivt.

Automatisering er et simpelt udgangspunkt for at skubbe fælles aktiviteter, fra kreative konceptanmeldelser til budgetgodkendelser, ind i fremtiden. Imidlertid er ingen transformation uden sine udfordringer. Dette er to af de vigtigste smertepunkter, som organisationer møder, når de går videre med automatisering af workflow, og hvordan marketingfolk kan navigere rundt i dem:

  • Uddannelse: Vedtagelse med succes workflow automatiseringsteknologi afhænger af at have støtte fra den fulde afdeling (eller organisation). Innovativ teknologi - og især automatisering - har givet anledning til bekymring over jobsikkerhed siden den industrielle revolution. Denne angst, som ofte ikke stammer fra teknologien, men af ​​simpel frygt for det ukendte, kan afspore adoption, før den overhovedet begynder. Jo flere marketingledere uddanner deres teams om værdien af ​​automatisering, jo lettere bliver det at mindske stresset ved forandring. I starten af ​​uddannelsesprocessen skal automatisering placeres som et værktøj, der eliminerer de uønskede elementer i markedsførers job. , ikke som en maskine, der erstatter individet. Automations rolle er at fjerne de meniale opgaver som lange e-mail-kæder gennem en godkendelsesproces. Rollespecifikke demonstrationer eller coachingsessioner er en måde at lade medarbejderne se på førstehånd, hvordan deres arbejdsdag forbedres. Kvantificering af tid og kræfter, som medarbejderne sparer på almindelige opgaver som gennemgang af kreative redigeringer eller kontraktgodkendelser, giver marketingfolk en langt mere håndgribelig forståelse af, hvordan teknologien vil påvirke deres daglige arbejde.

    Men uddannelse kan ikke ende med et møde eller træning på en halv dag. At give brugerne mulighed for at lære i deres eget tempo gennem en-til-en coaching sessioner og online ressourcer giver marketingfolk mulighed for at tage ansvaret for vedtagelsesprocessen. På den note bør markedsførere være tæt involveret, når de udvikler disse ressourcer. Mens beslutningen om at gå digital kan komme fra oven og ned, og it-afdelingen sandsynligvis vil være dem, der udvikler arbejdsgange, vil marketingfolk i sidste ende kende deres brugssager og projektbehov bedst. Oprettelse af læringsmateriale, der er skræddersyet til marketingafdelingens specifikke aktiviteter i stedet for it-jargon, giver slutbrugerne en grund til at være mere investeret i adoptionsindsatsen.

  • Definerede processer: Reglen "affald ind, affald ud" gælder fuldt ud for automatisering af arbejdsgange. Automatisering af en ødelagt eller dårligt defineret manuel proces løser ikke det underliggende problem. Inden arbejdsgange kan digitaliseres, skal marketingafdelinger være i stand til at kodificere deres processer for at sikre, at indledende opgaver udløser de relevante sekventielle handlinger. Mens de fleste virksomheder forstår deres arbejdsgange generelt, inkluderer disse processer typisk et antal tilsyneladende små skridt, der tages for givet og ofte glemmes under den digitale overgang. F.eks. Søger marketingafdelinger ofte flere kopieringsredigeringer på et enkelt sikkerhedsstykke flytter til udskrivningsfasen. De skridt, der tages mod afmelding, og de parter, der er involveret i redigeringsprocessen, kan dog variere meget i flere afdelinger. Hvis marketingfolk er i stand til at kodificere den unikke proces for hver opgave, er det en simpel proces at etablere en workflow.

    Automatisering af enhver forretningsproces kræver en dyb forståelse af de involverede trin, mennesker og styring for at undgå tvetydighed, der kan påvirke det endelige resultat negativt. Da arbejdsprocessteknologi implementeres, bør marketingfolk være kritiske til at undersøge effektiviteten af ​​automatiserede processer sammenlignet med deres manuelle kolleger. I de bedste tilfælde er workflowautomation en iterativ indsats, der hjælper marketingafdelinger med at forbedre sig konstant.

Uendelige muligheder

Etablering af automatiserede arbejdsgange kan være udgangspunktet for en større digital overgang på arbejdspladsen. Marketingafdelinger holdes ofte som gidsler af langsomme og ineffektive arbejdsgange, hvilket giver mindre tid til kampagneplanlægning og implementering. Når automatisering er grundigt planlagt og implementeret med fuld viden om de udfordringer, der måtte opstå, er det et skridt i den rigtige retning. Når arbejdsgange er på plads og kører problemfrit, kan marketingfolk begynde at nyde den øgede produktivitet og samarbejde, der følger med definerede automatiserede arbejdsgange.

SpringCM Workflow Designer

SpringCM Workflow Designer giver en moderne brugeroplevelse til opsætning af arbejdsgange til handlinger, der foretages i en fil, mappe eller endda fra eksterne systemer som Salesforce. Automatiser administrative opgaver, start avancerede arbejdsgange, eller tag dokumenter og rapporter. For eksempel kan du oprette regler for automatisk at dirigere et individuelt dokument eller en gruppe relaterede dokumenter til en bestemt mappe. Eller definer søgbare, tilpassede tags, der synkroniseres med CRM-systemer (Customer Relationship Management) og automatisk linker til bestemte dokumenter for at hjælpe med sporing og rapportering.

SpringCM Workflow-skabelon

Smarte regler giver dig mulighed for at udføre betydelig procesautomatisering med ringe eller ingen kodning. Rout automatisk kontrakter eller dokumenter til folk inden for eller uden for dit team. Avancerede arbejdsgange er især nyttige under kontrakt- eller dokumentgenerering, når du kan bruge foruddefinerede data til at reducere menneskelige fejl, automatisere distribution til godkendelse og arkivere godkendte versioner med minimal brugerinteraktion.

Nøjagtig søgning giver brugerne mulighed for hurtigt at spore et dokument ved at søge efter metadata, f.eks. Kontraktens startdato eller kundenavn. Du kan definere, hvordan du tagger dokumenter i henhold til deres specifikke forretningsbehov. Disse tags kan synkroniseres med CRM'er for at holde salgsteams i gang med de samme kundedata, og de kan udnyttes til at spore kontrakter, der indeholder ikke-standardiserede eller forhandlede klausuler.

Hvad mener du?

Dette websted bruger Akismet til at reducere spam. Lær, hvordan dine kommentardata behandles.