Forøg din e-mail-produktivitet med offline-tilstand
De fleste mennesker, der kender mig, er opmærksomme på min kærlighedsaffære med Indbakke nul. Først gjort populær af Merlin Mann, Inbox Zero er en metode til at administrere din e-mail og holde din indbakke tom. Det er et fantastisk e-mail-produktivitetssystem. Jeg har taget koncepterne, destilleret dem lidt længere og tilføjet et par nye drejninger. Jeg underviser også regelmæssigt i undervisningssessioner om e-mail-produktivitet.
Selvom jeg er en stor fan, er det ikke alle, der er villige til at forpligte sig til at følge alle trinene i et ægte Inbox Zero -system. Jeg falder ofte selv af vognen og må til tider tale mig tilbage til et lykkeligt sted med e -mail -zen.
Der er dog en simpel teknik fra dette system, som du kan implementere med det samme og nemt, og som sandsynligvis vil gøre livet lettere. Det hedder offline-tilstand.
De fleste moderne e-mail-programmer (som Apple Mail, Outlook osv.) Har en indstilling kaldet offline-tilstand. Når dit e-mail-program er indstillet til offline-tilstand, bliver der ikke hentet ny mail, og din indbakke bliver ikke større. Når denne tilstand er aktiveret, er du nu fri til tilfældigt at scanne, behandle og svare på e-mail uden at føle dig distraheret af indgående mail.
Jeg tænkte først på dette for et par år siden, mens jeg fløj. Mange flyselskaber tilbyder nu wifi under flyvninger, men for det meste betød flyvning at være fuldstændig afbrudt. Jeg tog min bærbare computer med på flyvningen, og jeg begyndte at bemærke, hvor produktiv jeg var under flyvningen. Jeg var i stand til at svare på masser af e-mails, fordi jeg ikke blev distraheret af indgående beskeder. Det var også sjovt at komme online efter jeg var landet og høre det tilfredsstillende
puha! af 50 beskeder, der sendes afsted på én gang.Placering af dit e-mail-program i offline-tilstand simulerer simpelthen den samme oplevelse og produktivitetsgevinster, men med den ekstra bonus, at du kan bruge internettet og andre værktøjer på samme tid.
Prøv denne enkle test: Før du lukker dit e-mail-program, skal du indstille det til offline-tilstand hver gang. Derefter, når du åbner den næste gang, forpligter du dig til at besvare eller behandle så mange e-mails som muligt, inden du sætter det tilbage til online-tilstand. Hold dette op i en uge, og se om du begynder at få bedre kontrol over din e-mail.
Jeg vil meget gerne høre dine kommentarer nedenfor!