Din tjekliste til en vellykket teknologifestival!

PD2 1565

Denne sidste weekend sparkede vi af den første Musik, Marketing & Tech Midtvesten Begivenhed (#MTMW) - en begivenhed her i Indianapolis for at skaffe penge til leukæmi- og lymfomforeningen til minde om min far, som vi mistede sidste år. Dette er den første begivenhed, jeg nogensinde har sat på, så det var ret skræmmende. Det gik dog uden problemer, og jeg vil give andre indsigt i, hvorfor det var så succesfuldt.

Vi besluttede at lave en teknologifestival snarere end den gennemsnitlige, kedelige konference, så folk kunne slappe af og være sociale med hinanden snarere end at kede sig til tårer af det næste dårlige Powerpoint. Deltagerne kunne stadig have en og en gang med sponsorer for at evaluere deres tilbud ... men uden talerne.

  • Næstekærlighed - uanset din begivenhed kan du gøre det godt ved at sikre, at nogle indtægter fra begivenheden går til en bestemt velgørenhedsorganisation. I vores tilfælde donerede vi 100% af provenuet til leukæmi og lymfom-samfundet. Vi fik endda deltagere til at starte deres egne pengeindsamlingsinitiativer, der kombinerede med vores! Tak # run4doug
  • Sponsorer - at have en velgørenhedsorganisation gjorde det muligt for os at gå ud og finde sponsorer til skiltning, gavekort, personale, mad og musik. Vi arbejdede med sponsorer for at se, hvordan vi kunne holde pakker til en lav pris ved at handle med dem - og det fungerede!
  • Venue - det rigtige sted er kritisk. Vi valgte Rathskeller i Indianapolis - et fantastisk midtpunkt i en trendy bydel med adgang fra overalt - den havde en ølhave, en bar og et balsal - alt sammen med scener og lyd til at køre musik. Personalet var der for at gøre det til en succes og overgik alle forventninger.
  • Public Relations - Dittoe PRarbejdede utrætteligt i flere måneder for at oprette forbindelse til lokalt tv, radio, aviser og online medier for at promovere begivenheden. Arrangementet var en massiv succes takket være deres indsats!
  • Sociale medier - Vi postede næsten hver dag på vores side og i hele de sociale mediekanaler for at fortsætte med at lokke folk til at komme. Vi annoncerede også på Facebook og Twitter for at skabe større opmærksomhed. Vi arbejdede med Webstedsstrategi, lokale søgeeksperter, der promoverede begivenheden socialt og på vores markedsføring radio show.
  • Musik - Et mangfoldigt udvalg af musik ... fra Blues til Bluegrass og Folk til Jazz var til stede. Vi kørte endda en high-definition virtuel koncert i vores teknologisal fra Atmosfære.
  • event Management - Steve Gerardi er en lokal arrangør og vidste alt, hvad der var behov for planlagt og udført ned til alle detaljer. Han var intet mindre end fantastisk gennem hele planlægningen og gennemførelsen af ​​begivenheden.
  • Online registrering - Deltagerne kunne betale online, og vi havde en besøgsliste ved porten sammen med en iPad, hvor de kunne betale med kreditkort. I stedet for billetter distribuerede vi farvekodede håndledsbånd hvor sponsorer, voksne, børn og bands alle havde deres egen farve for nem identifikation.
  • Skiltning - Vi havde brug for reklameartikler, kort, et rødt tæppebaggrund til fotos, bannere og flyers ... og samarbejdede med en utrolig virksomhed PERQ for at få dem færdige.
  • Præmier - PERQ programmerede deres FATWIN kiosker ved arrangementet hvor hver deltager kunne tilmelde sig og vinde præmier. Dette øgede fodtrafikken til vores teknologihal, og vores deltagere gik alle hjem med en præmie!
  • Lyd - Jeg kan ikke understrege, hvor vigtig lyden var. Med den rette balance mellem musik og mennesker var der alle, der sprang ved arrangementet uden at det var for højt. Folk var i stand til at føre samtaler og stadig høre det fantastiske talent, der spillede i baggrunden. Teknologihallen var nede i et hak, så sponsorer fik mere opmærksomhed. Pyramid Sound Works ledet af Mike Ottinger førte lyden, og det var fantastisk!
  • T-shirts - The Art Press designet en mindet-T-shirt til festivalen, der var udsolgt (men du kan stadig bestille dem online her indtil 10. maj). Personalet havde t-shirts med PERSONALE trykt på bagsiden. Art Press oprettede også et merchandise-bord, der accepterede kreditkort og endda byggede onlinebestillingssiden, så folk kunne købe en skjorte senere!
  • Mad og Drikke - for at kontrastere den fantastiske tyske menu, tiltrådte vi også en fantastisk lokale New York Pizzeria at parkere deres madvogn ved indgangen til arrangementet. Begge spillesteder sagde, at de gjorde et fantastisk salg overalt ... og publikum var sultne! Mens en del af mødestedet var en bar, havde vi også bolden til rådighed, hvis folk ikke havde det godt med at drikke.
  • Opladningsstationer - Alle har en telefon, og de skal alle opkræves. Heldigvis for os, Powerqube leverede en palle med deres fantastiske smarte opladere, og alle var i stand til at tage billeder og dele dem hele dagen! Døde batterier betyder, at der ikke deles !!!
  • Video og fotos - vi bragte bedste begivenhedsfotograf i staten, Paul D'Andrea. Og vi havde Isaac Daniel, en dygtig videograf der har specialiseret sig i historiefortælling, kommer med et team, en samling kameraer og GoPros og non-stop energi. (Videoer bliver downloadet og blandet, når jeg skriver dette).

kunst-tryk-t-shirt

Hvad har vi savnet?

Mens det var en stor begivenhed, tror jeg, at vi savnede et par ting:

  1. Programmer - Et mini-program ville have været fantastisk at byde folk velkommen med vigtige links, beskrivelser af sponsorer og en tidsplan for dem!
  2. Sponsorbesøg - Jeg tror, ​​at et kort i bingo-stil, hvor folk skulle få et stempel fra hver sponsor for at spille FATWIN, ville have kørt mere trafik til hver teknologiboks.

Bare en note - jeg blev nomineret til Årets mand og kvinde kampagne, og du kan stadig doner gennem 10. maj!

Hvad mener du?

Dette websted bruger Akismet til at reducere spam. Lær, hvordan dine kommentardata behandles.